نوشته های برچسب خورده با ‘PMP Exam’

مدیریت کیفیت پروژه بخش دیگری از استاندارد مدیریت پروژه است که به خصوص به دلیل بحث های مربوط به برنامه ریزی، اجرا و نظارت بر کیفیت پروژه اهمیت خیلی زیادی دارد.  این بخش شامل سه فرایند

1- Plan Quality به منظور مشخص کردن نیازمندی های کیفیت و تولید مدرک مهم Quality Management Plan در قسمت برنامه ریزی

2- Perform Quality Assurance به منظور  ممیزی نیازمندی های تعریف شده کیفیتی و نتیجه های بدست آمده از فرایند بعدی یعنی Perform Quality Control که فرایندی در قسمت اجرایی پروژه است و در نهایت

3- Perform Quality Control به منظور نظارت و بررسی نتیجه های بدست آمده از اجرای فعالیت های کیفیت برای بررسی عملکرد و پیشنهاد فعالیت های اصلاحی و …. این فرایند در قسمت نظارت و کنترل پروژه است. از مهمترین مدارک پروژه می توان به Validated Deliverable اشاره کرد که اقلام قابل تحویل را برای تایید به فرایند Verify Scope می فرستد و من قبلن در مدیریت محدوده پروژه در مورد آن توضیح داده ام. این توضیح را با تکرار بیان می کنم که هدف اصلی Q.C بررسی صحت اقلام قابل تحویل یا همان  Deliverable ها است.

توضیح مشروح ورودی ها، تکنیک های پردازشی و خروجی های هر فرایند هم در فایل پایین قابل دانلود کردن است. با این توضیح تکراری که کسانی که می خواهند از این فایل استفاده کنند باید ابتدا بخش متناظر در استاندارد PMBOK را که در بخش 8 ارائه شده است مطالعه کنند و از این فایل فقط به عنوان یادآوری نکات مهم و ضروری استفاده نمایند.

Download Project Quality Management Processes

در فرایندهای کیفیتی پروژه مفاهیم و نکات ریز زیادی وجود دارد که باید به خوبی درک شوند. مسائلی از قبیل تفاوت میان Grade و Quality یا Accuracy و Precision و همچنین فهم درست Cost of Quality که یکی از ابزارها و تکنیک هایی است که در فرایند Plan Quality به کار می رود و خودش شامل هزینه سازگاری ها و ناسازگاری هاست.

در کل بخش کیفیت بارها و بارها تکرار می شود که هزینه جلوگیری از خطا به مراتب از هزینه های اصلاحی بعد از خطا، حالا چه در مرحله فرایندی و چه در مرحله محصول که می تواند به هزینه های گارانتی یا نارضایتی مشتری منجر شود، کمتر است. به همین دلیل یک فرایند کنترلی موفق باید تمرکز اصلی خودش را بر جلوگیری از خطا متمرکز کند که آن هم از طریق آموزش های لازم و انجام تست های ضروری امکان پذیر است.

eventioz.com

یکی از مهمترین بخش های استاندارد PMBOK مدیریت هزینه پروژه است و به دلیل بحث های مربوط به تکنیک های Earned Value حجم زیادی از سئوال ها از این قسمت ارائه می شود.

کسانی که با مفاهیم مدیریت پروژه آشنا هستند یا در واحدهای مرتبط با کنترل پروژه در شرکت های مهندسی و پیمانکاری کار کرده اند می دانند که نحوه محاسبه درصد وزنی و پیشرفت پروژه که به اختصار به آن Progress گفته می شود یکی از بحث برانگیزترین بخش های پروژه است و اهمیت آن هم دو دلیل خیلی واضح دارد:

1- تعیین درصد وزنی و پیشرفت پروژه به صورت مستقیم با invoice پروژه مرتبط است: یعنی «پول»

2- تعیین درصد وزنی تابع متغیرهایی مانند هزینه و زمان است که تعیین آن همیشه آسان نیست (به خصوص در پروژه های بزرگ)

حالا به غیر از اینکه خود محاسبه پیشرفت هم در کارهای مهندسی در روال ارائه مدارک مهندسی و تایید آنها و در کارهای پیمانکاری از طریق شاخص هایی چون تعداد سرجوش در پایپنگ یا حجم خاک برداری و … سنجیده می شود و بین کارفرما و پیمانکار در تعیین و توافق آن همیشه دعواست، نحوه اینکه پیشرفت پروژه را چگونه بدست بیاوریم و نقش زمان و هزینه در آن چگونه باشد با تکنیک Earned Value و اضافه شدن محدوده پروژه Project Scope به زمان و هزینه پروژه تا حد زیادی بهترین مقایس برای بررسی پیشرفت پروژه، مقایسه پیشرفت واقعی با برنامه، نحوه جبران تاخیرات و همچنین شاخص هایی برای تعیین تعیین زمان نهایی انجام کار و سرعت انجام آن است. تمام این موارد در این بخش از استاندارد به خوبی توضیح داده می شود. برای فهم بهتر این بخش به نظرم مطالعه A User’s Manual to the PMBOK Guide هم می تواند خیلی مفید و حتی لازم باشد. البته تکنیک های Earned Value خودش می تواند مبحث یک کتاب باشد، هرچند برای امتحان و انجام کارهای پروژه های واقعی آنچه در استاندارد گفته شده کفایت می کند.

مدیریت هزینه پروژه شامل دو فرایند برنامه ریزی به نام های Estimate Cost و Determine Budget است که در اولی هزینه انجام فعالیت های پروژه تعیین می شود و در دومی با جمع بندی هزینه های فعالیت ها مدرک مهمی به نام Cost Performance Baseline ارائه می شود که خودش بخشی از Project Management Plan و مبنایی برای تکنیک های Earned Value است. با این توضیح که در محاسبات Earned Value، به جای Cost Performance Baseline از عنوان Performance Measurement Baseline استفاده می شود که خط هزینه برنامه ریزی شده پروژه را نمایندگی می کند. در عین حال مدیریت هزینه پروژه یک فرایند کنترلی به نام Control Cost دارد که از جمله خروجی های آن می توان به Work Performance Measurement اشاره کرد که خودش شامل واریانس هزینه ای، واریانس زمانی، شاخص عملکرد هزینه های و شاخص عملکرد زمانی است.

توضیح مشروح ورودی ها، تکنیک های پردازشی و خروجی های هر فرایند هم در فایل پایین قابل دانلود کردن است. با این توضیح تکراری که کسانی که می خواهند از این فایل استفاده کنند باید ابتدا بخش متناظر در استاندارد PMBOK را که در بخش 7 ارائه شده است مطالعه کنند و از این فایل فقط به عنوان یادآوری نکات مهم و ضروری استفاده نمایند.

Download Project Cost Management Processes

نکته مهم دیگر در این بخش بحث هزینه کل پروژه و در نظر گرفتن Reserve Analysis در فرایند Determine Budget است. هزینه پروژه پس از محاسبه هزینه فعالیت های پروژه و تجمیع آنها با دو هزینه دیگر هم مواجه است:

1 هزینه احتمالات تصادفی Contingency Reserve که به ریسک پروزه ربط پیدا می کند و می تواند درصدی از هزینه کل پروژه است. این هزینه ها در  Cost Baseline  پروژه در نظر گرفته می شود.

2 هزینه احتمالی مدیریتی Management Reserve که این هزینه در Cost Baseline پروژه در نظر گرفته نمی شود اما در هزینه کل محاسبه می شود. این هزینه مربوط به تغییر در محدوده scope یا هزینه های دیگر پروژه cost است.

یکی از خروجی های فرایند Determine Budget، مدرکی به نام Project Funding Requirement است که هزینه های پروژه را در کل و در پریودهای زمانی مختلف تعیین می کند. در این قسمت توضیح داده می شود که هزینه کل یک پروژه شامل Cost Baseline و Management Reserve است. غیر از Management Reserve هر نوع هزینه دیگری شامل احتمال تورم، تعهدات مالی و … در Cost Baseline در نظر گرفته می شود.

Earned Value Conception: PMBOK 2010

سومین Knowledge Area استاندارد PMBOK مربوط به مدیریت زمان پروژه است که شامل 5 فرایند برنامه ریزی و یک فرایندی کنترلی به شرح زیر است:

Define Activities / Sequence Activities/ Estimate Activity Resources/ Estimate Activity Duration/ Develop Schedule/ Control Schedule

اهمیت مدیریت زمان پروژه در استاندارد PMBOK به تولید مدارک مرتبط با زمان بندی پروژه است که برنامه زمانی پروژه Project Schedule و برنامه پایه Schedule Baseline است. کسانی که در پروژه های مختلف کار کرده اند می دانند که اهمیت baseline پروژه تا چه حد است و هرگونه تغییر چندان راحت نخواهد بود. البته در استاندارد تغییر در baseline پروژه تنها از طریق فرایند Perform Integrated Change Control امکان پذیر است.

توضیح مشروح ورودی ها، تکنیک های پردازشی و خروجی های هر فرایند هم در فایل پایین قابل دانلود کردن است. با این توضیح تکراری که کسانی که می خواهند از این فایل استفاده کنند باید ابتدا بخش متناظر در استاندارد PMBOK را که در بخش 6 ارائه شده است مطالعه کنند و از این فایل فقط به عنوان یادآوری نکات مهم و ضروری استفاده نمایند.

Download Project Time Management Processes

در این فایل توضیحات کوتاهی در مورد روش مسیر بحرانی در برنامه ریزی و شناوری کل و آزاد داده ام که بسیاری از سئوالات در این مورد است. همینطور باید بدانیم که مدل برنامه ریزی Scheduling Model شامل موارد زیر است:

– متودولوژی برنامه ریزی Scheduling Methodology به معنی مجموعه ای از قوانین و پیش فرض ها در تکنیک هایی مانند CPM

– ابزار برنامه ریزی Scheduling Tools به معنی ابزارهای دستی یا کامپیوتری برای برنامه ریزی مانند نرم افزارها

داده های برنامه ریزی Scheduling Data به معنی داده هایی چون فعالیت ها، توالی انجام آن ها، منابع و …

برای فهم مبانی این بخش، درک درست تفاوت میان بخش های بالا ضروری است.

همچنین در برنامه ریزی مطابق مدل استاندارد PMBOK باید بدانیم که ابتدا فعالیت ها مشخص می شوند سپس توالی آنها از طریق روش CPM تهیه می شود و بعد از آن با توجه به محدودیت های منابع، Critical Change Method و Resource Leveling انجام می گیرد. هرچند در عمل و در بسیاری از پروژه ها ترکیب توالی، زمان انجام پروژه و تخصیص منابع تقریبن همزمان هستند.

infowit.com

از میان knowledge Area های استاندارد مدیریت پروژه، دومین مورد Project Scope Management یا همان مدیریت محدوده پروژه است که مشخص می کند دقیقن چه کارهایی جزو محدوده پروژه هست و چه کارهایی نیست (اهمیت ذکر دقیق کارهایی که جز محدودیت پروژه نیست به خصوص در پروژه های دولتی در ایران اهمیت اساسی دارد؛ چون کارفرماها در بسیاری موارد انجام کاری را که خارج از محدوده پروژه است از پیمانکاران می خواهند و با توجیه سرعت و اهمیت کار و طول کشیدن روال بوروکراسی اداری تایید کار در سازمان های دولتی، این کار را که به نوعی کار اضافه و مطابق استاندارد در محدوده Change ها قابل تعریف است بر عهده پیمانکار می گذارند و بعد هم از درنظر گرفتن این کار به عنوان کار اضافی خودداری می کنند).

مدیریت محدوده پروژه شامل 5 فرایند (3 فرایند برنامه ریزی و 2 فرایند کنترلی) به شرح زیر است:

Collect Requirements / Define Scope / Create WBS / Verify Scope / Control Scope

توضیح مشروح ورودی ها، تکنیک های پردازشی و خروجی های هر فرایند هم در فایل پایین قابل دانلود کردن است. با این توضیح تکراری که کسانی که می خواهند از این فایل استفاده کنند باید ابتدا بخش متناظر در استاندارد PMBOK را که در بخش 5 ارائه شده است مطالعه کنند و از این فایل فقط به عنوان یادآوری نکات مهم و ضروری استفاده نمایند.

Download Project Scope Management Processes

یک نکته در این فرایند مدیریتی Verify Scope وجود دارد که باید به آن خوب توجه شود. به خصوص آنکه با فرایندی که بعدن توضیح می دهم تحت عنوان Perform Quality Control ممکن است قاطی شود.

Verify Scope فرایندی است که در آن پروسه رسمی تایید اقلام قابل تحویل توسط کارفرما، اسپانسر، مشتری و … نهایی می شود. به عنوان مثال در نقشه های مهندسی نقشه هایی که مهر تایید می خورند با عنوان AFC به معنی Approved For Construction نامیده می شوند. یعنی کارفرما آنها را تایید کرده و برای ساخت قابل استفاده است. در حالی که در فرایند Perform Quality Control تصحیح اقلام قابل تحویل و کنترل کیفی آنها مطابق استانداردهای کنترل کیفیت اهمیت اساسی دارد و بعد از تایید توسط Q.C به معنی نهایی بودن نیست. به عبارت صحیح تر اقلام قابل تحویل از طریق فرایند Direct and Manage Project Execution به فرایند Perform Quality Control فرستاده می شوند. پس از تایید با عنوان Validated Deliverable به فرایند Verify Scope فرستاده می شوند و در نهایت اگر توسط کارفرما، اسپانسر، مشتری و … تایید شدند به عنوان اقلام قابل تحویل تایید شده Accepted Deliverable  به فرایند Close Project or Phase فرستاده خواهند شد.

به توضیح Control Account  هم در فایل توجه کنید. Control Account در استاندارد خوب توضیح داده نشده است و برای فهم دقیق تر آن به User Manual to the PMBOK Guide استناد کرده ام.

portfolio-engineering.com

کسانی که با مفهوم مدیریت پروژه آشنا هستند می دانند که استاندارد PMBOK که توسط مهمترین سازمان مدیریت پروژه در آمریکا PMI ارائه و به روز می شود، یکی از اصلی ترین منابع بحث های مربوط به مدیریت پروژه است و کسانی که قصد دارند مدرکی معتبر در رابطه با مدیریت پروژه داشته باشند باید حتمن امتیاز لازم در امتحان آشنایی با اصول این استاندارد و اخلاق حرفه ای مدیرت پروژه را به دست آورند تا به عنوان PMP فرصت های بسیار بهتر کاری و اجتماعی را برای مدیریت پروژه داشته باشند (این امتحان امتحان چندان راحتی نیست و برای شرکت در امتحان پیش نیازهای دیگری هم وجود دارد).

برای کسانی که قصد دارند در امتحان مدرک PMP شرکت کنند یکی از مهمترین و در عین حال بحث برانگیز ترین قسمت ها، 42 فرایند مدیریتی (Process) در 9 حوزه دانش (Knowledge Area) و 5 گروه فرایندی مدیریت پروژه (Project Management Process Group) است. هر کدام از این 42 فرایند، یک سری ورودی ( Input)، یک سری تکنیک های پردازشی (Tools and Techniques) و یک سری هم خروجی (Output) دارند؛ با این توضیح که خروجی بسیاری از فرایندها، ورودی فرایند دیگر است و امتحان شوندگان باید نسبت به این 42 فرایند و ورودی و خروجی ها و تکنیک های پردازشی آن آگاهی کافی داشته باشند.

به همین دلیل از امروز به مدت دو، سه هفته، این فرایندها را در 9 بخش مطابق knowledge Area مرتبط و بر اساس استاندارد طبقه بندی و به طور خلاصه ارائه می کنم. توضیح هم اینکه دوستانی که قصد دارند در امتحان PMP شرکت کنند قبل از آنکه این فایل خلاصه شده را مطالعه کنند باید سرفصل متناظر را در استاندارد به دقت خوانده باشند و پس از آن به عنوان مرور مطالب که به صورت مرتبط طبقه بندی شده است، از این فایل استفاده کنند. توضیح آخر هم اینکه این فایل بر اساس یافته های شخصی من تهیه شده و زمان زیادی را هم از من گرفته است. از این رو کسانی که قصد ارجاع به این فایل ها را دارند حتمن باید منبع آن را نیز ذکر کنند.

به عنوان اولین Knowledge Area در استاندارد PMBOK2010، با Project Integration Management مواجه هستیم که شامل یک فرایند در گروه مدیریتی Initiating، یک فرایند در گروه مدیریتی Planning، یک فرایند در گروه مدیریتی Executing، دو فرایند در گروه مدیریتی Monitoring and Controlling و یک فرایند در گروه مدیریتی Closing است. این فرایندها شامل موارد زیر هستند:

Develop Project Charter

Develop Project Management Plan

Direct & Manage Project Execution

Monitor and Control Project Work

Perform Integrated Change Control

Close Project or Phase

برای بررسی ورودی ها، تکنیک ها و خروجی های هر فرایند و ذکر نکات مهم و کلی راجع به آنها فایل زیر را دانلود کنید:

Download Project Integration Management Processes

یکی از مهمترین نکات این فرایندها بحث Change Control از طریق Direct and manage Project Execution با Monitor and Control Project Work و perform Integrated Change Control است. باید حواسمان باشد که درخواست تغییر Change Request از طریق دو فرایند اولی به فرایند Perform Integrated Change Control می رود و اگر در آنجا تایید شد (تایید تغییر به منزله تغییر در baseline پروژه است) توسط Direct and Manage Project Execution اجرا می شود.

در این فرایندها باید به تفاوت Correction and Preventive Action  و همینطور Repair ها هم توجه شود که بخشی زیادی از سئوالات امتحان در این موارد است.

portfolio-engineering.com