نوشته های برچسب خورده با ‘مدیریت پروژه’

گفته بودم در اینجا از پروپاگاندا و تبلیغات سیاسی می نویسم، در مورد کمپین های انتخاباتی در ایران و سایر نقاط جهان (بیشتر آمریکا) نکاتی را که به نظرم مفید است بیان می کنم و همینطور از تجربیاتم در زمینه مدیریت پروژه می گویم. و حالا در همین زمینه مدتی یه که  ستون سمت راست وبلاگم را آپ دیت کردم و به تفکیک در مورد آنچه که به نظرم برای این وبلاگ لازم است لینک هایی را به صورت مرتب خواهم گذاشت. به خصوص در خصوص انتخابات در آمریکا، نظرسنجی های انتخاباتی، مطالب مفید در خصوص بحث های مرتبط با مدلینگ و بزرگ داده ها Big Data و یک قسمت جدا برای آنها که می خواهند Campaign Manager باشند. توضیحاتی در مورد این بخش ها و لینک ها را در ادامه می آورم:

Blog Roll قسمتی است از مطالب و پیوندهایی که در سایر بخش ها هم آمده اما به سبب اینکه به نظرم جالب هم هست اینجا تکرار می کنم. Columnist برای معرفی ستون نویسانی که مطالبشان را حتمن دنبال می کنم و البته مرتبط هم به روز خواهند شد و بر تعدادشان اضافه می شود.

Dog Day Afternoon مثل قبل لینک هایی از مطالب جالب سیاسی، تکنولوژیک و … است و احتمالا هم می دانید که برگرفته از اسم یکی از فیلم های آل پاچینو هم می باشد.

Election USA Analysis مطالب مرتبط با انتخابات در آمریکا به صورت کلی است. اینکه می گویم کلی چون جزئی ترهاش قسمت های جدا دارند. در I Am a Campaign Manager لینک های گذاشتم از تجربیاتی و مطالعاتی که برای مدیران کمپین های (به خصوص انتخاباتی) لازم است. توصیه می کنم برای شروع این گزارش را بخوانید. در مورد تجربه موفق دموکرات ها در انتخابات فرمانداری ویرجینیا، یک سال پس از ریاست جمهوری اوباماست که من هم در آن فعالیت کردم. این مقاله کارل رو، استراتژیست جمهوری خواهان هم در خصوص پاسخ میچ مک کانل، رهبر اقلیت جمهوری خواه سنا و نامزد سناتوری ایالت کنتاکی به انتقادهای رقیب دموکراتش الیسون لاندرگن گریم است. مقاله کوتاهی در خصوص اینکه یک کمپین چگونه به انتقادهای رقیب پاسخ می دهد. و این یکی هم در مورد تجربه های تکنولوژیک در زمینه انتخابات که این روزها دیگر خیلی مهم هم هستند.

در قسمت iCAMPAIGN App، در مورد اپلیکیشن های که در مورد کمپین ها وجود دارند بهتان لینک می دهم. فعلا چهار تا را آورده ام؛ اما بسیار بیشتر هم هستند. Journal, News & Web بخشی است که وب سایت ها، روزنامه ها و مجلاتی را می خوانم و در زمینه سیاست انتخاباتی به صورت کلی مفید هستند آورده ام. البته این یک لیست کلی است؛ جزئی تر آن در بخش های دیگر است.

Just Tech، اطلاعات، اخبار و مطالبی در خصوص تکنولوژی است. به CrackBerry سری بزنید. اخبار مرتبط با بلک بری، موبایل مورد علاقه من را آنجا پیدا می کنید. تا دو روز دیگر هم در 24 سپتامبر، گوشی جدیدش تحت عنوان passport را رونمایی خواهد کرد.

MGMT, Propaganda & Strategy همانطور که از اسمش پیداست، موارد کلی در خصوص مدیریت و تبلیغات است. جورنال ها، سازمان ها و خبرهایی در این خصوص را آورده ام. HBR مجله اقتصادی دانشگاه هاروارد را نگاهی بیندازید.

Politics-Education در خصوص مطالب علمی و دانشگاه های مرتبط با کمپین هاست و در قسمت Poll گزارش هایی از نظرسنجی هاو هرآنچه در خصوص نظرسنجی را باید بدانید لیست کرده ام. همینطور موسسات بزرگ نظرسنجی و خبرهایی در خصوص نظرسنجی های مختلف به علاوه وب سایت های آماری برای کسانی که نظرسنجی می کنند. دوست دارید در مورد حجم نمونه یک نظرسنجی بدانید. اینجا را کلیک کنید.

PR, TECH & Campaigns لینک های تخصصی در مورد شرکت های تبلیغاتی و کمپینی، خبرهای مرتبط با کمپین و بحث های روابط عمومی یا همان PR است. در Presidential Election 2012 هم در مورد انتخابات 2012 ریاست جمهوری در آمریکا، اگزیت پول ها، نتایج و تحلیل ها و … لینک داده ام.

Propaganda and Big Data بخشی است که به صورت تخصصی وب سایت هایی که موضوعات مرتبط با بزرگ داده ها را بررسی می کند لیست کرده ام. به سایت Nate Silver سر بزنید در خصوص مدلینگ در انتخابات بحث های جالبی را پیدا خواهید کرد و اینکه چگونه از این مدل ها و شبیه سازی ها برای پیش بینی انتخابات استفاده می شود (هرچند مدلینگ در این شکل ابزاری برای گول زدن تحلیل گران سیاسی و استادان علوم سیاسی است که آمار نمی دانند؛ بعدا در این مورد بیشتر خواهم نوشت).

Propaganda-Ads بخشی است که در آن تبلیغات جالب در خصوص انتخابات و کمپین ها را می گذارم. چیزهایی که جالب هستند و به درد ایده گرفتن می خورند و در جاهای مختلف به آنها ارجاع می شود. این را ببیند در مورد کمپین تی پارتی ران پال در سال 2007. دو فسمت مشابه دیگر هم وجود دارد. Propaganda-Book و Propaganda-Movie از اسمشون پیداست که چه مطالبی را آنجاها می توانید پیدا کنید.

لینکستان، وبلاگ های فارسی هستند که قبلا می خواندم و الان هم اگر مطالبی داشته باشند به آنها سری می زنم.

2014 Mid Term Election لینک های در خصوص رقابت های میان دوره انتخابات در آمریکا برای تعیین نمایندگان در مجلس نمایندگان و یک سوم نمایندگان در مجلس سناست. انتخاباتی که به احتمال بالا، جمهوری خواهان در بخش مجلس نمایندگان (House) پیروز خواهند شد. در انتخابات سنا البته اوضاع کمی پیچیده تر است. ترکیب فعلی 53 سناتور دموکرات به علاوه دو سناتور مستقل یعنی 55 رای برای دموکرات ها و 45 سناتور جمهوری خواه است. جمهوری خواهان برای به دست آوردن اکثریت باید حداقل 6 کرسی بدست بیاورند و کرسی هایی که امروز دارند را از دست ندهند. از مجموعه 34 کرسی انتخاباتی، 14 کرسی، تکلیف انتخابات را مشخص می کند که 11 تای آنها هنوز رقابتی هستند. 11 تای آنها هم فعلن در اختیار دموکرات هاست و در سه تا جمهوری خواهان در مجلس سنا هستند. در 11 تایی که دست دموکرات هاست، سه کرسی ایالت های مونتانا، ویرجینیای غربی و داکتوی جنوبی، جمهوری خواهان برنده می شوند. یعنی از 7 کرسی باقی مانده باید تنها 3 کرسی دیگر بدست بیاورند. مشروط بر اینکه از 3 کرسی که فعلا در اختیار دارند هیچ کدام را از دست ندهند. در این سه کرسی وضعیت آنها در کنتاکی و جورجیا چندان بد نیست (هرچند پیروزی شان تضمین شده نیست). در کنزاس اما وضع آنها پیچیده شده است. رقیب پت روبرتز، سناتور جمهوری خواه در این ایالت یک نماینده مستقل به نام گرگ ارمان است. در خصوص انتخابات میان دوره ای آمریکا بیشتر می نویسم طی 45 روز آینده که رقابت ها جدی تر هم می شوند.

بخش های بعدی اما در خصوص کاندیداهای احتمالی انتخابات ریاست جمهوری 2016 است که کاندیداهای محتمل هر کدام یک بخش جداگانه دارند و البته اخبار آنها به روز می شود و اگر کاندیدایی مطرح گردد اینجا می آوریم.

در طرف دموکرات ها، هیلاری کلینتون کاندیدای اصلی خواهد بود (به احتمال بسیار زیاد). این مقاله را در مورد هیلاری بخوانید. نام های بعدی، جو بایدن معاون اوباما و سناتور الیزابت وارن، سناتور خیلی لیبرال ایالت ماساچوست است که بعضی ها می گویند آینده حزب دموکرات از آن اوست (من البته شک دارم؛ آمریکا هنوز آن قدر لیبرال نیست که الیزابت وارن بتواند رئیس جمهور شود).

جمهوری خواهان اما کاندیداهای احتمالی زیادی خواهند داشت. 4 تای آنها با ایالت تگزاس مرتبط هستند. ریک پری فرماندار فعلی تگزاس، جب بوش فرماندار پیشین فلوریدا که برادر و پدرش رئیس جمهور بودند و مورد حمایت هیات حاکمه حزب جمهوری خواهست. تد کروز سناتور این ایالت و رند پال سناتور ایالت کنتاکی که به خاطر اینکه همسرش اهل کنتاکی است در آنجا ساکن شده است، اما بزرگ شده تگزاس است و پدرش ران پال کاندیدای انتخابات ریاست جمهوری 2008 و 2012، سال ها نماینده تگزاس در مجلس نمایندگان بود. رند پال مورد حمایت لیبرترین ها و تی پارتی است و یکی از جنجالی ترین کاندیداها هم خواهد بود (این مقاله را در مورد رند پال بخوانید +).

سایر کاندیداهای احتمالی، کریس کریستی، فرماندار ایالت نیوجرسی (که ایالتی لیبرال است)، ریک سنتوروم سناتور سابق و کاندیدای انتخابات ریاست جمهوری 2012، مایک هاکبی فرماندار پیشین آرکانزا و کاندیدای انتخابات ریاست جمهوری 2008 که دیدگاه های مذهبی دارد و میان مذهبی های جمهوری خواه، پر طرفدار است. و به همین دلیل احتمالا می تواند در شروع رقابت های مقدماتی که با ایالت آیوا خواهد بود پیروز شود (او در 2008 هم در آیوا پیروز شد)، مارکو روبیو سناتور ایالات فلوریدا که کوبایی تبار است و بین لاتین تبارها محبوب است (جب بوش هم بین لاتین تبارها محبوب است) و پل رایان رئیس کمیته بودجه مجلس نمایندگان، نماینده ویسکانسین در مجلس نمایندگان و معاون پیشنهادی میت رامنی برای انتخابات ریاست جمهوری 2012. البته جمهوری خواهان دیگری هم هستند که بعدن معرفی شون خواهم کرد.

The Upshot (New York Times)

The Upshot (New York Times)

شماره ماه آگوست PMNetwork دیدگاه های 4 نفر ( مدیر پروژه، مدیر PMO، مدیر برنامه و یک مدیر ارشد در سازمان ) را در مورد نحوه مواجه با ذی نفعانی که در پروژه نقش تضعیف کننده (Negative Stakeholders) را ایفا می کنند مطرح کرده است. اهمیت این ذی نفعان در این است که شما به عنوان مدیر یا عضوی از تیم پروژه هیچ وقت نمی توانید آنها را و نقش مهمی را که ممکن است در به شکست کشاندن پروژه ایفا کنند نادیده نگیرید. به عنوان مثال وقتی قصد دارید یک تکنولوژی جدید را در یک شرکت مهندسی مورد استفاده قرار دهید، بخش هایی که ممکن است با این تکنولوژی جدید سازگار نباشند یا اهمیت پیشین کاری خودشان را از دست بدهند به عنوان negative Stakeholder ها در نظر گرفته می شوند. در بررسی انتظارات ذی نفعان پروژه در استاندارد PMBOK هم همواره تاکید شده است که باید سناریوهای محتمل در مواجه با آنها در نظر گرفته شود.

پی نوشت: در این شماره یادداشت کوچکی هم در مورد تلاش نافرجام ایران برای استخراج نفت در دریای خزر وجود دارد. منابعی که زمانی گفته می شد 7 درصد ذخایر نفتی ایران را شامل می شوند اما به دلیل عمق بسیار زیاد دریا و عدم توانایی مهندسی ایران در استخراج نفت از این دریا که بخشی از آن ناشی از تحریم های بین المللی است، عملن امکان استفاده از این ذخایر وجود ندارد.

مدیریت کیفیت پروژه بخش دیگری از استاندارد مدیریت پروژه است که به خصوص به دلیل بحث های مربوط به برنامه ریزی، اجرا و نظارت بر کیفیت پروژه اهمیت خیلی زیادی دارد.  این بخش شامل سه فرایند

1- Plan Quality به منظور مشخص کردن نیازمندی های کیفیت و تولید مدرک مهم Quality Management Plan در قسمت برنامه ریزی

2- Perform Quality Assurance به منظور  ممیزی نیازمندی های تعریف شده کیفیتی و نتیجه های بدست آمده از فرایند بعدی یعنی Perform Quality Control که فرایندی در قسمت اجرایی پروژه است و در نهایت

3- Perform Quality Control به منظور نظارت و بررسی نتیجه های بدست آمده از اجرای فعالیت های کیفیت برای بررسی عملکرد و پیشنهاد فعالیت های اصلاحی و …. این فرایند در قسمت نظارت و کنترل پروژه است. از مهمترین مدارک پروژه می توان به Validated Deliverable اشاره کرد که اقلام قابل تحویل را برای تایید به فرایند Verify Scope می فرستد و من قبلن در مدیریت محدوده پروژه در مورد آن توضیح داده ام. این توضیح را با تکرار بیان می کنم که هدف اصلی Q.C بررسی صحت اقلام قابل تحویل یا همان  Deliverable ها است.

توضیح مشروح ورودی ها، تکنیک های پردازشی و خروجی های هر فرایند هم در فایل پایین قابل دانلود کردن است. با این توضیح تکراری که کسانی که می خواهند از این فایل استفاده کنند باید ابتدا بخش متناظر در استاندارد PMBOK را که در بخش 8 ارائه شده است مطالعه کنند و از این فایل فقط به عنوان یادآوری نکات مهم و ضروری استفاده نمایند.

Download Project Quality Management Processes

در فرایندهای کیفیتی پروژه مفاهیم و نکات ریز زیادی وجود دارد که باید به خوبی درک شوند. مسائلی از قبیل تفاوت میان Grade و Quality یا Accuracy و Precision و همچنین فهم درست Cost of Quality که یکی از ابزارها و تکنیک هایی است که در فرایند Plan Quality به کار می رود و خودش شامل هزینه سازگاری ها و ناسازگاری هاست.

در کل بخش کیفیت بارها و بارها تکرار می شود که هزینه جلوگیری از خطا به مراتب از هزینه های اصلاحی بعد از خطا، حالا چه در مرحله فرایندی و چه در مرحله محصول که می تواند به هزینه های گارانتی یا نارضایتی مشتری منجر شود، کمتر است. به همین دلیل یک فرایند کنترلی موفق باید تمرکز اصلی خودش را بر جلوگیری از خطا متمرکز کند که آن هم از طریق آموزش های لازم و انجام تست های ضروری امکان پذیر است.

eventioz.com

یکی از مهمترین بخش های استاندارد PMBOK مدیریت هزینه پروژه است و به دلیل بحث های مربوط به تکنیک های Earned Value حجم زیادی از سئوال ها از این قسمت ارائه می شود.

کسانی که با مفاهیم مدیریت پروژه آشنا هستند یا در واحدهای مرتبط با کنترل پروژه در شرکت های مهندسی و پیمانکاری کار کرده اند می دانند که نحوه محاسبه درصد وزنی و پیشرفت پروژه که به اختصار به آن Progress گفته می شود یکی از بحث برانگیزترین بخش های پروژه است و اهمیت آن هم دو دلیل خیلی واضح دارد:

1- تعیین درصد وزنی و پیشرفت پروژه به صورت مستقیم با invoice پروژه مرتبط است: یعنی «پول»

2- تعیین درصد وزنی تابع متغیرهایی مانند هزینه و زمان است که تعیین آن همیشه آسان نیست (به خصوص در پروژه های بزرگ)

حالا به غیر از اینکه خود محاسبه پیشرفت هم در کارهای مهندسی در روال ارائه مدارک مهندسی و تایید آنها و در کارهای پیمانکاری از طریق شاخص هایی چون تعداد سرجوش در پایپنگ یا حجم خاک برداری و … سنجیده می شود و بین کارفرما و پیمانکار در تعیین و توافق آن همیشه دعواست، نحوه اینکه پیشرفت پروژه را چگونه بدست بیاوریم و نقش زمان و هزینه در آن چگونه باشد با تکنیک Earned Value و اضافه شدن محدوده پروژه Project Scope به زمان و هزینه پروژه تا حد زیادی بهترین مقایس برای بررسی پیشرفت پروژه، مقایسه پیشرفت واقعی با برنامه، نحوه جبران تاخیرات و همچنین شاخص هایی برای تعیین تعیین زمان نهایی انجام کار و سرعت انجام آن است. تمام این موارد در این بخش از استاندارد به خوبی توضیح داده می شود. برای فهم بهتر این بخش به نظرم مطالعه A User’s Manual to the PMBOK Guide هم می تواند خیلی مفید و حتی لازم باشد. البته تکنیک های Earned Value خودش می تواند مبحث یک کتاب باشد، هرچند برای امتحان و انجام کارهای پروژه های واقعی آنچه در استاندارد گفته شده کفایت می کند.

مدیریت هزینه پروژه شامل دو فرایند برنامه ریزی به نام های Estimate Cost و Determine Budget است که در اولی هزینه انجام فعالیت های پروژه تعیین می شود و در دومی با جمع بندی هزینه های فعالیت ها مدرک مهمی به نام Cost Performance Baseline ارائه می شود که خودش بخشی از Project Management Plan و مبنایی برای تکنیک های Earned Value است. با این توضیح که در محاسبات Earned Value، به جای Cost Performance Baseline از عنوان Performance Measurement Baseline استفاده می شود که خط هزینه برنامه ریزی شده پروژه را نمایندگی می کند. در عین حال مدیریت هزینه پروژه یک فرایند کنترلی به نام Control Cost دارد که از جمله خروجی های آن می توان به Work Performance Measurement اشاره کرد که خودش شامل واریانس هزینه ای، واریانس زمانی، شاخص عملکرد هزینه های و شاخص عملکرد زمانی است.

توضیح مشروح ورودی ها، تکنیک های پردازشی و خروجی های هر فرایند هم در فایل پایین قابل دانلود کردن است. با این توضیح تکراری که کسانی که می خواهند از این فایل استفاده کنند باید ابتدا بخش متناظر در استاندارد PMBOK را که در بخش 7 ارائه شده است مطالعه کنند و از این فایل فقط به عنوان یادآوری نکات مهم و ضروری استفاده نمایند.

Download Project Cost Management Processes

نکته مهم دیگر در این بخش بحث هزینه کل پروژه و در نظر گرفتن Reserve Analysis در فرایند Determine Budget است. هزینه پروژه پس از محاسبه هزینه فعالیت های پروژه و تجمیع آنها با دو هزینه دیگر هم مواجه است:

1 هزینه احتمالات تصادفی Contingency Reserve که به ریسک پروزه ربط پیدا می کند و می تواند درصدی از هزینه کل پروژه است. این هزینه ها در  Cost Baseline  پروژه در نظر گرفته می شود.

2 هزینه احتمالی مدیریتی Management Reserve که این هزینه در Cost Baseline پروژه در نظر گرفته نمی شود اما در هزینه کل محاسبه می شود. این هزینه مربوط به تغییر در محدوده scope یا هزینه های دیگر پروژه cost است.

یکی از خروجی های فرایند Determine Budget، مدرکی به نام Project Funding Requirement است که هزینه های پروژه را در کل و در پریودهای زمانی مختلف تعیین می کند. در این قسمت توضیح داده می شود که هزینه کل یک پروژه شامل Cost Baseline و Management Reserve است. غیر از Management Reserve هر نوع هزینه دیگری شامل احتمال تورم، تعهدات مالی و … در Cost Baseline در نظر گرفته می شود.

Earned Value Conception: PMBOK 2010

سومین Knowledge Area استاندارد PMBOK مربوط به مدیریت زمان پروژه است که شامل 5 فرایند برنامه ریزی و یک فرایندی کنترلی به شرح زیر است:

Define Activities / Sequence Activities/ Estimate Activity Resources/ Estimate Activity Duration/ Develop Schedule/ Control Schedule

اهمیت مدیریت زمان پروژه در استاندارد PMBOK به تولید مدارک مرتبط با زمان بندی پروژه است که برنامه زمانی پروژه Project Schedule و برنامه پایه Schedule Baseline است. کسانی که در پروژه های مختلف کار کرده اند می دانند که اهمیت baseline پروژه تا چه حد است و هرگونه تغییر چندان راحت نخواهد بود. البته در استاندارد تغییر در baseline پروژه تنها از طریق فرایند Perform Integrated Change Control امکان پذیر است.

توضیح مشروح ورودی ها، تکنیک های پردازشی و خروجی های هر فرایند هم در فایل پایین قابل دانلود کردن است. با این توضیح تکراری که کسانی که می خواهند از این فایل استفاده کنند باید ابتدا بخش متناظر در استاندارد PMBOK را که در بخش 6 ارائه شده است مطالعه کنند و از این فایل فقط به عنوان یادآوری نکات مهم و ضروری استفاده نمایند.

Download Project Time Management Processes

در این فایل توضیحات کوتاهی در مورد روش مسیر بحرانی در برنامه ریزی و شناوری کل و آزاد داده ام که بسیاری از سئوالات در این مورد است. همینطور باید بدانیم که مدل برنامه ریزی Scheduling Model شامل موارد زیر است:

– متودولوژی برنامه ریزی Scheduling Methodology به معنی مجموعه ای از قوانین و پیش فرض ها در تکنیک هایی مانند CPM

– ابزار برنامه ریزی Scheduling Tools به معنی ابزارهای دستی یا کامپیوتری برای برنامه ریزی مانند نرم افزارها

داده های برنامه ریزی Scheduling Data به معنی داده هایی چون فعالیت ها، توالی انجام آن ها، منابع و …

برای فهم مبانی این بخش، درک درست تفاوت میان بخش های بالا ضروری است.

همچنین در برنامه ریزی مطابق مدل استاندارد PMBOK باید بدانیم که ابتدا فعالیت ها مشخص می شوند سپس توالی آنها از طریق روش CPM تهیه می شود و بعد از آن با توجه به محدودیت های منابع، Critical Change Method و Resource Leveling انجام می گیرد. هرچند در عمل و در بسیاری از پروژه ها ترکیب توالی، زمان انجام پروژه و تخصیص منابع تقریبن همزمان هستند.

infowit.com

از میان knowledge Area های استاندارد مدیریت پروژه، دومین مورد Project Scope Management یا همان مدیریت محدوده پروژه است که مشخص می کند دقیقن چه کارهایی جزو محدوده پروژه هست و چه کارهایی نیست (اهمیت ذکر دقیق کارهایی که جز محدودیت پروژه نیست به خصوص در پروژه های دولتی در ایران اهمیت اساسی دارد؛ چون کارفرماها در بسیاری موارد انجام کاری را که خارج از محدوده پروژه است از پیمانکاران می خواهند و با توجیه سرعت و اهمیت کار و طول کشیدن روال بوروکراسی اداری تایید کار در سازمان های دولتی، این کار را که به نوعی کار اضافه و مطابق استاندارد در محدوده Change ها قابل تعریف است بر عهده پیمانکار می گذارند و بعد هم از درنظر گرفتن این کار به عنوان کار اضافی خودداری می کنند).

مدیریت محدوده پروژه شامل 5 فرایند (3 فرایند برنامه ریزی و 2 فرایند کنترلی) به شرح زیر است:

Collect Requirements / Define Scope / Create WBS / Verify Scope / Control Scope

توضیح مشروح ورودی ها، تکنیک های پردازشی و خروجی های هر فرایند هم در فایل پایین قابل دانلود کردن است. با این توضیح تکراری که کسانی که می خواهند از این فایل استفاده کنند باید ابتدا بخش متناظر در استاندارد PMBOK را که در بخش 5 ارائه شده است مطالعه کنند و از این فایل فقط به عنوان یادآوری نکات مهم و ضروری استفاده نمایند.

Download Project Scope Management Processes

یک نکته در این فرایند مدیریتی Verify Scope وجود دارد که باید به آن خوب توجه شود. به خصوص آنکه با فرایندی که بعدن توضیح می دهم تحت عنوان Perform Quality Control ممکن است قاطی شود.

Verify Scope فرایندی است که در آن پروسه رسمی تایید اقلام قابل تحویل توسط کارفرما، اسپانسر، مشتری و … نهایی می شود. به عنوان مثال در نقشه های مهندسی نقشه هایی که مهر تایید می خورند با عنوان AFC به معنی Approved For Construction نامیده می شوند. یعنی کارفرما آنها را تایید کرده و برای ساخت قابل استفاده است. در حالی که در فرایند Perform Quality Control تصحیح اقلام قابل تحویل و کنترل کیفی آنها مطابق استانداردهای کنترل کیفیت اهمیت اساسی دارد و بعد از تایید توسط Q.C به معنی نهایی بودن نیست. به عبارت صحیح تر اقلام قابل تحویل از طریق فرایند Direct and Manage Project Execution به فرایند Perform Quality Control فرستاده می شوند. پس از تایید با عنوان Validated Deliverable به فرایند Verify Scope فرستاده می شوند و در نهایت اگر توسط کارفرما، اسپانسر، مشتری و … تایید شدند به عنوان اقلام قابل تحویل تایید شده Accepted Deliverable  به فرایند Close Project or Phase فرستاده خواهند شد.

به توضیح Control Account  هم در فایل توجه کنید. Control Account در استاندارد خوب توضیح داده نشده است و برای فهم دقیق تر آن به User Manual to the PMBOK Guide استناد کرده ام.

portfolio-engineering.com

کسانی که با مفهوم مدیریت پروژه آشنا هستند می دانند که استاندارد PMBOK که توسط مهمترین سازمان مدیریت پروژه در آمریکا PMI ارائه و به روز می شود، یکی از اصلی ترین منابع بحث های مربوط به مدیریت پروژه است و کسانی که قصد دارند مدرکی معتبر در رابطه با مدیریت پروژه داشته باشند باید حتمن امتیاز لازم در امتحان آشنایی با اصول این استاندارد و اخلاق حرفه ای مدیرت پروژه را به دست آورند تا به عنوان PMP فرصت های بسیار بهتر کاری و اجتماعی را برای مدیریت پروژه داشته باشند (این امتحان امتحان چندان راحتی نیست و برای شرکت در امتحان پیش نیازهای دیگری هم وجود دارد).

برای کسانی که قصد دارند در امتحان مدرک PMP شرکت کنند یکی از مهمترین و در عین حال بحث برانگیز ترین قسمت ها، 42 فرایند مدیریتی (Process) در 9 حوزه دانش (Knowledge Area) و 5 گروه فرایندی مدیریت پروژه (Project Management Process Group) است. هر کدام از این 42 فرایند، یک سری ورودی ( Input)، یک سری تکنیک های پردازشی (Tools and Techniques) و یک سری هم خروجی (Output) دارند؛ با این توضیح که خروجی بسیاری از فرایندها، ورودی فرایند دیگر است و امتحان شوندگان باید نسبت به این 42 فرایند و ورودی و خروجی ها و تکنیک های پردازشی آن آگاهی کافی داشته باشند.

به همین دلیل از امروز به مدت دو، سه هفته، این فرایندها را در 9 بخش مطابق knowledge Area مرتبط و بر اساس استاندارد طبقه بندی و به طور خلاصه ارائه می کنم. توضیح هم اینکه دوستانی که قصد دارند در امتحان PMP شرکت کنند قبل از آنکه این فایل خلاصه شده را مطالعه کنند باید سرفصل متناظر را در استاندارد به دقت خوانده باشند و پس از آن به عنوان مرور مطالب که به صورت مرتبط طبقه بندی شده است، از این فایل استفاده کنند. توضیح آخر هم اینکه این فایل بر اساس یافته های شخصی من تهیه شده و زمان زیادی را هم از من گرفته است. از این رو کسانی که قصد ارجاع به این فایل ها را دارند حتمن باید منبع آن را نیز ذکر کنند.

به عنوان اولین Knowledge Area در استاندارد PMBOK2010، با Project Integration Management مواجه هستیم که شامل یک فرایند در گروه مدیریتی Initiating، یک فرایند در گروه مدیریتی Planning، یک فرایند در گروه مدیریتی Executing، دو فرایند در گروه مدیریتی Monitoring and Controlling و یک فرایند در گروه مدیریتی Closing است. این فرایندها شامل موارد زیر هستند:

Develop Project Charter

Develop Project Management Plan

Direct & Manage Project Execution

Monitor and Control Project Work

Perform Integrated Change Control

Close Project or Phase

برای بررسی ورودی ها، تکنیک ها و خروجی های هر فرایند و ذکر نکات مهم و کلی راجع به آنها فایل زیر را دانلود کنید:

Download Project Integration Management Processes

یکی از مهمترین نکات این فرایندها بحث Change Control از طریق Direct and manage Project Execution با Monitor and Control Project Work و perform Integrated Change Control است. باید حواسمان باشد که درخواست تغییر Change Request از طریق دو فرایند اولی به فرایند Perform Integrated Change Control می رود و اگر در آنجا تایید شد (تایید تغییر به منزله تغییر در baseline پروژه است) توسط Direct and Manage Project Execution اجرا می شود.

در این فرایندها باید به تفاوت Correction and Preventive Action  و همینطور Repair ها هم توجه شود که بخشی زیادی از سئوالات امتحان در این موارد است.

portfolio-engineering.com

یکی از مهمترین ریسک های یک پروژه (فرقی نمی کند یک کمپین انتخاباتی یا یک پروژه نیروگاهی و …) هزینه هرگونه تغییر در طول پروژه است. این را از این بابت می گویم که در پروژه های زیادی کار کرده ام و هزینه این تغییر را به چشم خودم دیده ام. به عنوان مثال وقتی قرار باشد که مدیر یک پروژه در نیمه های پروژه تغییر کند یا رئیس یک کمپین انتخاباتی در یک ماه مانده به انتخابات عوض شود، هزینه ای که به پروژه وارد می شود بسیار زیاد است؛ به طوریکه در پروژه ها گفته می شود از یک مرحله به بعد، هرگونه تغییر نه تنها به نفع پروژه نیست، بلکه به ضرر پروژه است و هزینه های پروژه را افزایش می دهد. در مدیریت پروژه نمودار زیر که در استاندارد مدیریت پروژه PMBOK ارائه شده نشان می دهد که هزینه هر تغییری در ابتدای پروژه کم است. محل برخورد دو خط «هزینه تغییر» و «ریسک بلاتکلیفی» پروژه جایی است که بعد از آن اگرچه اهداف پروژه مشخص تر می شود و در نتیجه ریسک شناخت پروژه کم است اما هزینه تغییر زیاد خواهد شد. به بیان بهتر مدیرانی که در پروژه کار کرده اند از پروژه شناختی دارند که تغییر آنان، هزینه را افزایش می دهد و در نتیجه اقتصادی و بهینه نیست.

نه تنها در پروژه های اقتصادی بلکه در واقعیت های سیاسی هم چنین امری به وضوح قابل مشخص است. فرض کنید پروژه ای را به عنوان تعیین مربی پرسپولیس توسط سردار رویانیان با مدت زمان 6 ماه درنظر بگیریم. رویانیان در ابتدای مسئولیتش در این پروژه به دلیل عدم شناخت در ابتدای نمودار بالایی قرار دارد. یعنی ریسک تعیین بالاست، شناخت او نسبت به پروژه کم است و در عین حال هزینه تغییر او هم زیاد نیست. یعنی اگر هفته بعد یک نفر دیگر مدیر پرسپولیس و مسئول پروژه شود اتفاقی نمی افتد، اما اگر سه ماه بگذرد تازه رویانیان کار دستش می افتد، شناخت او از پروژه پرسپولیس و تعیین مربی بیشر می شود و به همان نسبت هزینه تغییر رویانیان هم افزایش پیدا می کند، تا زمانیکه به نقطه تقاطع دو خط می رسیم که جایی است که تغییر رویانیان بسیار هزینه زا می شود و در عین حال مجبوریم تصمیم گیری های او را قبول کنیم. رویانیان در چنین موقعیتی علی پروین را به عنوان سرمربی پرسپولیس معرفی می کند تا شما در موقعیتی قرار بگیرید که نه می توانید رویانیان را عوض کنید و نه بر تصمیم او اثر بگذارید. هرچند اینجا بدترین تصمیم استعفای رویانیان است که دیگر نور علی نور می شود.

پی نوشت: خدا کند سردار به سر عقل بیاید و پروین سرمربی پرسپولیس نشود (خودم هم می دانم چه جوری این همه مفهوم درهم و برهم را به هم ربط دادم). ولی خارج از شوخی فهم نمودار زیر، یکی از کلیدهای فهم مدیریت پروژه است. دیدم که می گم:)

PMBOK, Forth Edition, Impact of Variable Based on Project Time, P.48